Selasa, 30 Desember 2008

RUANG LINGKUP, TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS

A. Ruang Lingkup #Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
# Menyelenggarakan rapat-rapat.
#
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
1. Memperlancar lalu lintas dana distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
2. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi Sekretaris

1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen 2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3. komunikasi organisasi / perusahaan
4. Sebagai pusat dokumentasi

D. Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
Syarat Pengetahuan pendidikan sekurang-kurangnya SMK program studi sekretaris, pengetahuan luas seperti pengetahuan mengenai organisasi Syarat Keterampilan
mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar, menguasai minimal satu bahasa asing, mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, mampu menggunakan mesin-mesin kantor dan lain-lain.
Sy
arat Kepribadian
yang baik yang dapat menunjang prestasi.
E. Ruang Lingkup Pekerjaan Seorang Sekretaris
# Tugas seorang sekretaris
adalah membantu pimpinan
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
# Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan Misalnya pekerjaankantor seperti : ~Menerima tamu
~Menerima telepon
~Mengambil dikte dan melatinkan
~Menyimpan surat

# Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan
hukum.

F. TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
1. Tugas-tugas Rutin
yaitu tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. misalnya membuka surat, menerima telephone menyusun dan membuat jadwal pimpinan, menerima tamu, mengarsip dll.
2. Tugas-tugas Khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan pimpinan dengan penyeleseian secara khusus dengan di mintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamanya. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan. misalnya mengkonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dll.
3. Tugas-tugas Istimewa tugas yang mencakup antara laiin:mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya dan masih banyak lagi
4. Tugas-tugas Resepsionis
yaitu tugas sebagai penerima tamu misalnya menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon dll.
5. Tugas Keuangan
itu seperti membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
6. Tugas Sosial
atau tugas amal dan kemasyarakatan seperti mengatur rumah tangga kantor pimpinan.
7. Tugas Insidental
yaitu tugas yang dilaksananakan pada waktu dan keadaan tertentu, seperti mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka harus mempunyai pedoman seperti .waktu dan tempat harus di perhatikan, makan dan minum disediakan, sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis, waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain, jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenagkan dll.

G. PRINSIP TERPENTING SEKR
ETARIS
~
Tutup Mulut Rapat – Rapat
~Pasang Mata Awas – Awas
~Buka Telinga Lebar – Lebar”

H. SEKRETARIS HARUS MAMPU :
# Membagi waktu kerja dengan keluarga
# Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi
# Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi
# Pandai menyimpan rahasia
# Siap full kontek dan ready to fight in every moument
Dan lain-lain

I. TUGAS POKOK SEKRETARIS :
~ Membantu pimpinan
~ Menyiapkan agenda rapat
~ Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
~ Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi dan sebagainya


J. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :
# Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak
Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya
Watak keras kepala dan menang sendiri
Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain
Dan lain sebagainya

1 komentar:

  1. bisa TanYa geu...
    Klo Fungsi Sekretary dalam organisasi appa ajja???
    tx..

    BalasHapus